Jak stworzyliśmy
Desktomy

Kompleksowy system obsługi wirtualnego biura, który od momentu pozyskania potencjalnego Klienta, jest w stanie zautomatyzować i usprawnić pracę aż do momentu fakturowania i płatności. Obecny system na każdym etapie pracy, oferuje nie tylko pakiet standardowych usług, ale także wdrożenie indywidualnych funkcji, które są niezbędne dla Klienta. DESKTOMY po rozpoczęciu działalności na terenie Polski, sukcesywnie poszerza swój zasięg odbiorców, działając na terenie Europy.

Potrzeba

Zmiany jakie zachodzą w sposobach prowadzenia działalności, zmierzają w kierunku MOBILNOŚCI I TRANSFORMACJI. Jest wiele firm pracujących zdalnie, jak i freelancerów, którzy nie posiadają własnego biura. Dlatego też wirtualne biura zyskują na popularności, mają coraz więcej Klientów i również ich zakres usług się poszerza. Nie udostępniają już tylko adresu firmowego, ale też obsługują korespondencję, wynajmują sale konferencyjne i miejsca pracy na godziny. ZWIĘKSZAJĄCA SIĘ ILOŚĆ OBOWIĄZKÓW i klientów spowodowała, że pojawił się problem z ich sprawną obsługą. ZAPOTRZEBOWANIE NA PRACOWNIKÓW zwiększyło się, co generuje dodatkowe koszty. Ponadto, Klienci oczekują, że będą na bieżąco informowani o odebranej korespondencji czy będą też mieli możliwość wirtualnego zarezerwowania sali konferencyjnej.

Analiza

Jako doświadczona firma, działająca aktywnie w obszarze dedykowanych rozwiązań informatycznych dla bardzo różnych branży, DOSTRZEGAMY LUKI W SYSTEMACH, które wymagają uzupełnienia. Zauważyliśmy ją także w programach przeznaczonych do obsługi wirtualnych biur. Liczne rozmowy i analizy tego segmentu rynku, bezpośrednio z pracownikami wirtualnych biur, dały nam pogląd na istotne potrzeby, indywidualne wymagania i specyfikę tego rodzaju współpracy z Klientem.

CO OKAZAŁO SIĘ PRIORYTETEM? Stworzenie systemu do obsługi wirtualnego biura, który przede wszystkim będzie przejrzysty, czytelny i zrozumiały dla każdego użytkownika. INTUICYJNE NARZĘDZIE to podstawa do swobodnego posługiwania się i pełnego korzystania ze wszystkich wdrażanych funkcji. Umiejętne umiejscowienie wszystkich usług i całkowite przeniesienie pracy do systemu, wymaga zrozumienia potrzeb i przyzwyczajeń Klientów.

Wdrożenie

Podczas pracy nad wyglądem systemu, zdecydowaliśmy się na stworzenie go w MODELU SAAS. Dzięki takiemu rozwiązaniu, w atrakcyjny cenowo sposób, możemy dotrzeć do informacji przechowywanych w chmurze. Dodatkowym atutem jest BEZPIECZEŃSTWO TEGO SYSTEMU. Każdorazowo zamieszczane informacje przez użytkownika są szyfrowane i przechowywane na specjalnych serwerach, zabezpieczonych przed nieupoważnionym wglądem oraz zniszczeniem. Daje to także gwarancję trwałości przechowywanej w ten sposób dokumentacji.
Podczas samego procesu dodawania funkcjonalności, należy rozróżnić usługi, które są uniwersalne i niezbędne do natychmiastowego zastosowania: kartoteka Klientów, skanowanie poczty, generowanie dokumentów czy wysyłanie powiadomień
z poziomu DESKTOMY.
Od tego można zacząć rozwijać się w kierunku KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI KLIENTA, czyli zacząć wdrażać usługi, które będą przydatnym dopełnieniem i spełnieniem indywidualnych potrzeb Klienta: rejestr klientów potencjalnych, generator faktur pro forma.

Rozwiązania

  • Skanowanie poczty bezpośrednio do systemu przez protokół FTP
  • Dowolna ilość danych kontaktowych i rejestrowych w systemie
  • Sprawdzenie historii poczty w dowolnym momencie
  • Powiadomienia wysyłane na adres e-mail lub numer telefonu
  • Generowanie linka do zdalnej rezerwacji usług bez potrzeby posiadania konta w systemie
  • Odbiór i wysyłka poczty przez całą dobę
  • Powiadomienie z poziomu systemu o nieopłaconej fakturze
  • Automatyczna podmiana danych w dokumencie za pomocą zmiennych
  • Komunikacja wewnętrzna w systemie
  • Indywidualne wprowadzenie usług dodatkowych
  • Przypisanie pakietu dla Klienta
  • Obsługa wielu firm z jednym kontem użytkownika

Korzyści

  • Panel Klienta z dostępem do skanów i informacji przez 24H
  • Automatyczna wysyłka i odbiór powiadomień
  • Baza wiadomości przychodzących i wychodzących
  • Archiwum uporządkowane zgodnie ze statusami
  • Uporządkowana dokumentacja i baza faktur
  • Wyszukiwanie po dowolnych informacjach, jak np. nazwa, adres i dane kontaktowe
  • Powiadomienia SMS o nowej korespondencji i wystawionej fakturze.
  • Zdalna rezerwacja Sali konferencyjnej PRZEZ APLIKACJĘ
  • Nowe funkcjonalności bez dodatkowych opłat
4000
Klientów w biurach korzystających z DESKTOMY
2500
Powiadomień o nowej korespondencji tygodniowo
Nasza radość ze współpracy

SŁOWO OD
DESKTOMY

W 2019 roku udostępniliśmy nową, udoskonaloną wersję DESKTOMY. W 2020 roku dotarliśmy do klientów zagranicznych, otwierając się przede wszystkim na Europę środkowo-wschodnią. Obecnie system DESKTOMY jest wiodącą aplikacją dla wirtualnych biur w Polsce.
We wszystkich procesach naszego rozwoju, działaliśmy z pracownikami firmy MBT Media. Zdajemy sobie sprawę, że strona www lub aplikacja mobilna świadczą o marce i są jej najważniejszą wizytówką, dlatego stawiamy na długofalową współpracę ze sprawdzonym teamem, który zna nasze oczekiwania i estetykę. Jesteśmy pewni, że wspólnie stworzymy jeszcze niejeden projekt.

Kacper Kozioł | DESKTOMY PRODUCT OWNER

OPINIE
O DESKTOMY

Jesteśmy bardzo zadowoleni z możliwości, jakie daje aplikacja DESKTOMY.

Zarówno my jak i nasi Klienci jesteśmy bardzo zadowoleni z możliwości jakie daje aplikacja DESKTOMY - szybka wysyłka korespondencji przychodzącej, powiadomienia mailowe, rezerwacja sal - a to wszystko w jednym miejscu.

Katarzyna Wierzba,
Biuro Kamienica

Od roku pracujemy z aplikacją DESKTOMY

Jest łatwa w obsłudze i daje pełną automatyzację pracy. Bardzo pomaga w zarządzaniu wirtualnym biurem.

Agnieszka Spyra-Jędrzejowska,
Wirtualne Biuro Mielec

Korzystna cena i nieustanny rozwój aplikacji sprawiają, że możemy polecić DESKTOMY.

Od kilku miesięcy korzystamy z aplikacji DESKTOMY, dzięki której zautomatyzowaliśmy wiele procesów związanych z prowadzeniem wirtualnego biura. Korzystna cena i nieustanny rozwój aplikacji sprawiają, że możemy polecić to rozwiązanie wszystkim firmom z naszej branży.

Michał Górski,
Biznes Centrum

Więcej informacji