Business Process Automation – rozwiązanie dla każdej firmy?

Jak to wygląda w praktyce? Aplikacje automatyzujące procesy biznesowe integrują różne elementy procesu:

• użytkowników (pracowników wykonujących zadania),
• reguły biznesowe (np. „jeśli faktura > 10 000 zł → zatwierdzenie przez dyrektora”),
• automatyczne akcje (np. wysyłka maila, generowanie dokumentu, aktualizacja statusu).
• dane (np. z systemów ERP, CRM),

Na potrzebę takiego rozwiązania definiujemy określony proces (np. obieg faktury, obsługa zamówienia, onboarding pracownika), a następnie odwzorowujemy go w systemie, który „pilnuje”, żeby każdy etap został wykonany we właściwej kolejności, przez właściwe osoby lub systemy.

Kiedy wdrożenie aplikacji BPA ma sens?

Nie każdy proces warto automatyzować. Aplikacja BPA najlepiej sprawdza się tam, gdzie:

• procesy są powtarzalne i przewidywalne (np. faktury, zamówienia, zgłoszenia),
• występuje duża liczba operacji (skala robi różnicę),
• w proces zaangażowanych jest wiele osób lub działów,
• pojawiają się błędy wynikające z ręcznej pracy,
• ważna jest kontrola, zgodność lub audytowalność działań.

Decyzja o wdrożeniu aplikacji BPA to krok w stronę organizacji, która działa bardziej jak dobrze zaprogramowany system niż zbiór improwizowanych działań.

Często decyzja o wdrożeniu oprogramowania BPA zapada w organizacjach, gdzie funkcjonuje już mniej lub bardziej złożony „krajobraz informatyczny”. Integracja z nim w ramach podejścia BPA często jest oczywistym modelem działania i wynika z tego, że firmy operują na różnych, niepowiązanych ze sobą aplikacjach i systemach obsługujących wycinki ich całego procesu. Często w trakcie analiz słyszymy od Klientów: 4 lata temu zakupiony został „soft x” do obsługi jakiegoś działu, 2 lata później aplikacja dla innego działu – ale razem ze sobą nie działają i ludzie przekazują sobie dane „ręcznie”. Jednym z celów BPA jest właśnie zlikwidowanie tarcia w miejscach ich styku.

Aplikacja BPA to efekt analizy, nie gotowe rozwiązanie

BPA nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla każdego biznesu, ale w dobrze dobranym obszarze potrafi być jednym z najbardziej opłacalnych usprawnień operacyjnych.

Pułapką towarzyszącą decyzji o wdrożeniu aplikacji BPA jest podejście: „zautomatyzujemy i wtedy się uporządkuje”. Zwykle działa to odwrotnie – najpierw trzeba zrozumieć i poukładać proces, a dopiero potem go automatyzować. Inaczej system tylko „utrwali bałagan”.

Dlatego moment, w którym zapada decyzja o zaprojektowaniu aplikacji BPA musi być poprzedzony analizą, która w uproszczeniu powinna odpowiadać na takie pytania jak:

• gdzie tracimy najwięcej czasu?
• które czynności są najbardziej powtarzalne?
• gdzie pojawia się najwięcej błędów?
• które procesy blokują rozwój firmy?

Czy aplikacja BPA to rozwiązanie dla „wielkich korporacji”?

Oczywiście NIE 😉 Jednak musimy mieć świadomość, że skala działalności zwiększa sens BPA, choć go nie determinuje. Automatyzacja zaczyna się opłacać wtedy, gdy procesy jest powtarzalny i występuje wystarczająco często, żeby inwestycja się zwróciła.

Z całą pewnością właściciel nawet małej firmy może uznać wdrożenie aplikacji BPA za racjonalne, jeśli:

• ma powtarzalne procesy (np. e-commerce, usługi abonamentowe),
• traci dużo czasu na „operacyjną rutynę”,
• pojawiają się błędy lub zatory.

Czy branża ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu BPA?

Są branże, w których potrzeba zastosowania oprogramowania automatyzującego procesy pojawia się niejako naturalnie oraz takie, gdzie jego sensowność takiego podejścia jest ograniczona albo wymaga bardzo ostrożnego podejścia.

Gdzie aplikacja BPA sprawdzi się z całą pewnością? To środowiska o dużej powtarzalności, wolumenie i jasno określonych regułach:

• Finanse i księgowość
  • obieg faktur, rozliczenia, raportowanie
• E-commerce i retail
  • obsługa zamówień, zwrotów, komunikacja z klientem
• Logistyka i łańcuch dostaw
  • śledzenie przesyłek, zarządzanie zamówieniami, dokumentacja
• HR w większych organizacjach
  • onboarding, wnioski, procesy kadrowe
• Obsługa klienta (call center, helpdesk)
  • zgłoszenia, ticketing, automatyczne odpowiedzi
• Produkcja
  • planowanie, kontrola jakości, raportowanie operacyjne

Kiedy sytuacja będzie wymagała szerszego przemyślenia? To obszary o dużej zmienności, kreatywności lub niskiej powtarzalności:

• Agencje kreatywne (marketing, design)
  • każdy projekt jest inny, procesy są elastyczne
• Doradztwo strategiczne
  • praca oparta na analizie i myśleniu, nie schematach
• Startupy na wczesnym etapie
  • model biznesowy często się zmienia
• Małe firmy usługowe „szyte na miarę”
  • brak powtarzalnych procesów
• Branże silnie oparte na relacjach i decyzjach eksperckich
  • część usług premium

Zawsze jednak podkreślamy, że nawet w przypadku mniej oczywistych branż zawsze istnieją obszary procesowe, które warto automatyzować. Na przykład:

• w agencji kreatywnej → faktury, CRM, raportowanie,
• w firmie doradczej → obieg dokumentów, umowy, rozliczenia,
• w startupie → onboarding klientów, podstawowa komunikacja.

Unikajmy jednak prób automatyzacji tego, co wymaga ciągłych wyjątków i interpretacji, opiera się na kreatywności lub relacji, czy zmienia się szybciej niż zdążysz to „zakodować”.

Czy warto myśleć o dedykowanym rozwiązaniu automatyzującym procesy w firmie?

Dedykowana aplikacja BPA daje największą wartość tam, gdzie procesy są sercem biznesu, a gotowe narzędzia zaczynają ograniczać rozwój. Takie rozwiązanie powinno w tym przypadku nie tyle „usprawnić”, co często transformować sposób działania firmy.

Oprogramowanie stworzone w oparciu o analizę odzwierciedla dokładnie to, jak działa Twoja firma. Uwzględnia niestandardowe ścieżki i wyjątki, nie wymusza kompromisów, eliminuje próby „obejścia” i ręcznych poprawek – jak to się często zdarza w przypadku „pudełkowego” rozwiązania.

Jeśli procesy są częścią tego, co wyróżnia firmę, to automatyzacja opracowana w oprogramowaniu „pod Ciebie” wzmacnia ten model, a konkurencji trudniej ją skopiować korzystającej z gotowych narzędzi.

Gotowe systemy często mają limity (licencji, funkcji, workflow). Dedykowane BPA rośnie razem z firmą, można je rozwijać o nowe moduły, a pomysłów rozwojowych nie blokuje roadmapa dostawcy.

Uwaga końcowa: warto rozmawiać

Nasze doświadczenie pokazuje, że wbrew ogólnym zasadom automatyzować można procesy w mniejszych organizacjach, działających w nietypowych – z perspektywy BPA – branżach. Tworząc narzędzie automatyzujące pracę agencji specjalizującej się w usługach marketingu video udowodniliśmy sobie i Klientowi, że klucz leży w dobrej analizie stanu wyjściowego i świadomości potrzeb po stronie klienta. Zapraszamy do zapoznania się z tym przykładem