Business Process Automation – rozwiązanie dla każdej firmy?

Jak BPA wygląda w praktyce?

Na potrzebę takiego rozwiązania definiujemy określony proces (np. obieg faktury, obsługa zamówienia, onboarding pracownika), a następnie odwzorowujemy go w systemie, który „pilnuje”, żeby każdy etap został wykonany we właściwej kolejności, przez właściwe osoby lub systemy. Aplikacje automatyzujące procesy biznesowe integrują różne elementy procesu:

• użytkowników (pracowników wykonujących zadania),
• reguły biznesowe (np. „jeśli faktura > 10 000 zł → zatwierdzenie przez dyrektora”),
• automatyczne akcje (np. wysyłka maila, generowanie dokumentu, aktualizacja statusu).
• dane (np. z systemów ERP, CRM),

Kiedy wdrożenie aplikacji BPA ma sens?

Decyzja o wdrożeniu aplikacji BPA to krok w stronę organizacji, która działa bardziej jak dobrze zaprogramowany system niż zbiór improwizowanych działań. Nie każdy proces warto automatyzować. Aplikacja BPA najlepiej sprawdza się tam, gdzie:

• procesy są powtarzalne i przewidywalne (np. faktury, zamówienia, zgłoszenia),
• występuje duża liczba operacji (skala robi różnicę),
• w proces zaangażowanych jest wiele osób lub działów,
• pojawiają się błędy wynikające z ręcznej pracy,
• ważna jest kontrola, zgodność lub audytowalność działań.

Często decyzja o wdrożeniu oprogramowania BPA zapada w organizacjach, gdzie funkcjonuje już mniej lub bardziej złożony „krajobraz informatyczny”. Integracja z nim w ramach podejścia BPA często jest oczywistym modelem działania i wynika z tego, że firmy operują na różnych, niepowiązanych ze sobą aplikacjach i systemach obsługujących wycinki ich całego procesu. Często w trakcie analiz słyszymy od Klientów: 4 lata temu zakupiony został „soft x” do obsługi jakiegoś działu, 2 lata później aplikacja dla innego działu – ale razem ze sobą nie działają i ludzie przekazują sobie dane „ręcznie”. Jednym z celów BPA jest właśnie zlikwidowanie tarcia w miejscach ich styku.

Aplikacja BPA to efekt analizy, nie gotowe rozwiązanie

BPA nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla każdego biznesu, ale w dobrze dobranym obszarze potrafi być jednym z najbardziej opłacalnych usprawnień operacyjnych. Pułapką towarzyszącą decyzji o wdrożeniu aplikacji BPA jest podejście: „zautomatyzujemy i wtedy się uporządkuje”. Zwykle działa to odwrotnie. Najpierw trzeba zrozumieć i poukładać proces, a dopiero potem go automatyzować. Inaczej system tylko „utrwali bałagan”. Dlatego moment, w którym zapada decyzja o zaprojektowaniu aplikacji BPA musi być poprzedzony analizą, która w uproszczeniu powinna odpowiadać na takie pytania jak:

• gdzie tracimy najwięcej czasu?
• które czynności są najbardziej powtarzalne?
• gdzie pojawia się najwięcej błędów?
• które procesy blokują rozwój firmy?

Czy aplikacja BPA to rozwiązanie tylko dla „wielkich korporacji”?

Oczywiście NIE 😉 Jednak musimy mieć świadomość, że skala działalności zwiększa sens BPA, choć go nie determinuje. Automatyzacja zaczyna się opłacać wtedy, gdy procesy jest powtarzalny i występuje wystarczająco często, żeby inwestycja się zwróciła. Z całą pewnością właściciel nawet małej firmy może uznać wdrożenie aplikacji BPA za racjonalne, jeśli:

• ma powtarzalne procesy (np. e-commerce, usługi abonamentowe),
• traci dużo czasu na „operacyjną rutynę”,
• pojawiają się błędy lub zatory.

Może Cie zainteresować: Aplikacja webowa – prawdziwe życie zaczyna się po wdrożeniu

Czy branża ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu BPA?

Są branże, w których potrzeba zastosowania oprogramowania automatyzującego procesy pojawia się niejako naturalnie oraz takie, gdzie jego sensowność takiego podejścia jest ograniczona albo wymaga bardzo ostrożnego podejścia. Gdzie aplikacja BPA sprawdzi się z całą pewnością? To środowiska o dużej powtarzalności, wolumenie i jasno określonych regułach:

• Finanse i księgowość w zakresie obiegu faktur, rozliczeń i raportowania
• E-commerce i retail w zakresie obsługi zamówień, zwrotów, komunikacji z klientem
• Logistyka i łańcuch dostaw w zakresie śledzenia przesyłek, zarządzania zamówieniami i dokumentacją
• HR w większych organizacjach w zakresie onboardingu, wniosków, procesów kadrowych
• Obsługa klienta (call center, helpdesk) w zakresie zgłoszeń, ticketingu, automatycznych odpowiedzi
• Produkcja w zakresie planowania, kontroli jakości, raportowania operacyjnego

Kiedy sytuacja będzie wymagała szerszego przemyślenia? To obszary o dużej zmienności, kreatywności lub niskiej powtarzalności:

• Agencje kreatywne (marketing, design), gdzie każdy projekt jest inny, procesy są elastyczne
• Doradztwo strategiczne, gdzie praca oparta jest na analizie i myśleniu, nie schematach
• Startupy na wczesnym etapie, gdzie model biznesowy często się zmienia
• Małe firmy usługowe „szyte na miarę”, gdzie brak powtarzalnych procesów
• Branże silnie oparte na relacjach i decyzjach eksperckich oferujących część usług premium

Zawsze jednak podkreślamy, że nawet w przypadku mniej oczywistych branż zawsze istnieją obszary procesowe, które warto automatyzować. Na przykład:

• w agencji kreatywnej → faktury, CRM, raportowanie,
• w firmie doradczej → obieg dokumentów, umowy, rozliczenia,
• w startupie → onboarding klientów, podstawowa komunikacja.

Unikajmy jednak prób automatyzacji tego, co wymaga ciągłych wyjątków i interpretacji, opiera się na kreatywności lub relacji, czy zmienia się szybciej niż zdążysz to „zakodować”.

Czy warto myśleć o dedykowanym rozwiązaniu automatyzującym procesy w firmie?

Dedykowana aplikacja BPA daje największą wartość tam, gdzie procesy są sercem biznesu, a gotowe narzędzia zaczynają ograniczać rozwój. Takie rozwiązanie powinno w tym przypadku nie tyle „usprawnić”, co często transformować sposób działania firmy.

Oprogramowanie stworzone w oparciu o analizę odzwierciedla dokładnie to, jak działa Twoja firma. Uwzględnia niestandardowe ścieżki i wyjątki, nie wymusza kompromisów, eliminuje próby „obejścia” i ręcznych poprawek – jak to się często zdarza w przypadku „pudełkowego” rozwiązania.

Jeśli procesy są częścią tego, co wyróżnia firmę, to automatyzacja opracowana w oprogramowaniu „pod Ciebie” wzmacnia ten model, a konkurencji trudniej ją skopiować korzystającej z gotowych narzędzi.

Gotowe systemy często mają limity (licencji, funkcji, workflow). Dedykowane BPA rośnie razem z firmą, można je rozwijać o nowe moduły, a pomysłów rozwojowych nie blokuje roadmapa dostawcy.

Uwaga końcowa: warto rozmawiać

Nasze doświadczenie pokazuje, że wbrew ogólnym zasadom automatyzować można procesy w mniejszych organizacjach, działających w nietypowych – z perspektywy BPA – branżach. Tworząc narzędzie automatyzujące pracę agencji specjalizującej się w usługach marketingu video udowodniliśmy sobie i Klientowi, że klucz leży w dobrej analizie stanu wyjściowego i świadomości potrzeb po stronie klienta.

Poznaj naszą realizację: Uporządkowana produkcja filmowa dzięki BPA

Szukasz sposobu na bardziej efektywną i przewidywalne zarządzanie firmą? Pomożemy Ci stworzyć rozwiązanie dopasowane do specyfiki Twojej pracy i potrzeb całego zespołu.