Mówiąc najprościej, automatyzacja dokumentów to proces, który wykorzystuje moc technologii cyfrowej do zautomatyzowania pełnego cyklu życia dokumentu. Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów wykorzystuje istniejące dokumenty wszelkiego rodzaju do tworzenia automatyzowanych szablonów, które można następnie wykorzystać w przyszłości. Przykładowo, po wykonaniu pracy polegającej na utworzeniu bardzo złożonego dokumentu, takiego jak umowa, oprogramowanie do automatyzacji dokumentów może zostać wykorzystane do szybkiego i prostego tworzenia kolejnych dokumentów tego samego typu.
Proces ten może być wykorzystywany do tworzenia szablonów dla praktycznie każdego rodzaju dokumentu – od wyżej wymienionych umów przez dokumenty kadrowe po wezwania do zapłaty, oferty, certyfikaty czy wszelkie inne rodzaje dokumentów, z których firma korzysta wielokrotnie, przy czym każda wersja dokumentu wymaga wielokrotnego wprowadzania określonych zmian. Jakie rozwiązania dostępne są na rynku? To zazwyczaj moduły w systemie CRM/ERP lub dedykowane aplikacje, które pozwalają na generowanie dokumentów w oparciu o dane zgromadzone już wcześniej w oprogramowaniu wykorzystywanym w firmie (np. w postaci bazy klientów).
Jakie korzyści może przynieść zautomatyzowanie zarządzania dokumentami w firmie?
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: oszczędność czasu
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: spójność
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: możliwość pracy w zespołach
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: uproszczenie procesu
Automatyzacja zarządzania dokumentami w praktyce
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: oszczędność czasu
Po utworzeniu szablonu dokumentu za pomocą oprogramowania, można następnie tworzyć różne gotowe dokumenty, po prostu pracując nad prostym kwestionariuszem, który gromadzi szczegóły, które należy zmienić w tym konkretnym przypadku.
Ponadto samo oprogramowanie może wykorzystywać informacje, które są już częścią systemów wewnętrznych, takich jak profile pracowników lub bazy danych klientów, a także źródeł zewnętrznych. Nie tylko tworzenie dokumentów zostaje uproszczone i przyśpieszone, sprawniejszy staje się również proces wyszukiwania dokumentów, gdy trzeba będzie się do nich odwołać w przyszłości.
Pracownicy mogą więc uwolnić się powtarzalnych i często bardzo nurzących czynności, takich jak skanowanie, archiwizowanie i ręczne wprowadzanie informacji, często do długich serii takich samych dokumentów. Zautomatyzowanie zarządzania dokumentami pozwala więc pracownikom wykorzystać swój potencjał i skoncentrować się na podstawowych czynnościach przynoszących firmie większe korzyści.
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: spójność
Drugim niezwykle pozytywnym skutkiem automatyzacji dokumentów jest efekt większej spójności w dokumentacji firmowej. Gdy każdy dokument musi być tworzony od zera za każdym razem lub wielokrotnie uzupełniany seryjnymi danymi błędy ludzkie są praktycznie nieuniknione. Gdy dokumenty, o których mowa, mają kluczowe znaczenie dla pracy wykonywanej przez firmę, błędy tego rodzaju mogą potencjalnie spowodować ogromne szkody finansowe i lub nawet związane z jej reputacją. Gdy wykorzystywana jest automatyzacja dokumentów, szczegóły muszą być poprawne tylko raz, a wybrany szablon jest następnie stosowany do potencjalnie nieograniczonej liczby dokumentów.
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: możliwość pracy w zespołach
Automatyzacja zarządzania dokumentami – dzięki szerokiemu zastosowaniu w rozproszonych strukturach firm – może również odegrać wspierającą rolę w trwałym przejściu na bardziej elastyczne modele pracy.
Raz utworzony dokument może stać się czymś więcej niż tylko cyfrową wersją papierowej kopii. Będzie to w pełni interaktywny plik, do którego można uzyskać dostęp za pomocą dowolnego urządzenia w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca, umożliwiając pracownikom rozproszonym na dużym obszarze geograficznym współpracę tak prostą i skuteczną, jakby siedzieli naprzeciwko siebie przy biurku.
Automatyzacja zarządzania dokumentami to: uproszczenie procesu
Stopniowy charakter procesu automatyzacji oznacza, że złożone i wysoce specjalistyczne dokumenty mogą być tworzone przez pracowników, którzy w przeciwnym razie nie posiadaliby odpowiedniej, całościowej wiedzy do ich wygenerowania.
W szczególności w większych organizacjach może to mieć wpływ na wyrównanie szans i zachęcenie do szerszej współpracy i wkładu członków zespołu, którzy wcześniej nie mogliby się zaangażować ze względu na charakter treści dokumentu.
Rosnąca tendencja firm do korzystania z chmury do przechowywania dokumentów sprzyja automatyzacji dokumentów, podczas której każda istotna kopia każdej wersji dokumentu zostanie automatycznie zarchiwizowana w chmurze do wykorzystania w przyszłości.
Automatyzacja zarządzania dokumentami w praktyce
Tworząc strony www oraz aplikacje często mierzymy się z różnymi modelami zautomatyzowanego generowania różnego rodzaju dokumentów. DESKTOMY, nasza platforma wspierająca zarządzanie wirtualnymi biurami pozwala na automatyzację procesów generowania umów, faktur czy wezwań do zapłaty. Serwis www przygotowany przez naszych ekspertów dla KR Center polskiego producenta drzwi – posiada stworzony przez nas od podstaw konfigurator produktu. Skorzystanie przez klienta z setek opcji konfigurowania produktu zgodnego z indywidualnymi potrzebami skutkuje przygotowanie gotowej do pobrania oferty handlowej. Dla firmy EBC Global – właściciela platformy Employment Check Pro wspomagającej przygotowaliśmy złożone edytory szablonów wiadomości email oraz dokumentów wspomagających procesy związane rekrutacją pracowników na brytyjskim rynku pracy.
Spore doświadczenie oraz częste pytania o aplikację dedykowaną sferze automatyzacji zarządzania dokumentami skłoniły nas do stworzenia DOKTOMY. Zapraszamy do zapoznania się ze szczegółami naszego pomysłu na usprawnienie tej sfery życia każdej firmy.