Dwa sposoby rozliczania projektów informatycznych: Fixed Price kontra Time&Materials

Fixed Price. Stała cena – jak u… fryzjera
Kiedy do Fixed Price przykleja się przysłowiowe „tak, ale…”
Time&Materials. Etapowe rozliczanie bieżących kosztów – jak na budowie własnego domu
Podsumowanie: musisz zapamiętać, że….

Fixed Price – czyli zasada stałego, z góry określonego kosztu całego projektu zakłada, że dostawca oprogramowania określa zakres prac, a następnie dostarcza produkt zrealizowany dokładnie w ramach zaakceptowanych założeń w zaakceptowanej cenie. Proste, klarowne, optymalne? Okazuje się, że nie zawsze. Dlatego w odwodzie mamy drugie podejście. Time&Materials zakłada, że klient rozliczany jest za czas i wszelkie koszty pojawiające się sukcesywnie w trakcie realizacji projektu.

Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, który model będzie dla mnie korzystniejszy musimy przyjrzeć się bliżej specyfice zlecanego projektu. To ona powinna zasugerować nam, co wybrać.

Fixed Price. Stała cena – jak u… fryzjera 😊

Idealnie byłoby dokładnie wiedzieć, co jest naszym oczekiwaniem i jak wyglądać ma końcowy efekt. Łatwiej wtedy wpisać projekt w finansowe realia nasze firmy, zaplanować płatności czy szukać źródeł finansowania. Cóż więc stoi na przeszkodzie, aby oczekiwać od agencji zaproponowania końcowej ceny i oczekiwania na realizację?
Właściwie nic, jeśli zakres projektu jest niewielki, jak na przykład w przypadku niewielkiej strony www. Dla wszystkich będzie oczywiste, jak wycenić pracę agencji. Nierozerwalnie z tym związana jest również kwestia wymagań, jakie stawiane są przed produktem, który powstaje. Jeśli są one w pełni zdefiniowane na etapie wyceny – nadal optymalną opcją jest „Fixed Price”. Tu przechodzimy do kluczowego elementu umożliwiającego wycenę zlecenia – specyfikacji. Jeśli agencja dokładnie wie czego oczekuje klient i jak te oczekiwania zrealizować – sprawa jest nadal oczywista. Przygotowanie takie dokumentu w przypadku produktu, który w sporym wymiarze jest powtarzalny również ułatwia w znacznym stopniu zaplanowania działań i kosztów.

Sprawdź również: Specyfikacja – mapa drogowa dla powstającej aplikacji

Konkludując, gdy obie strony wiedzą dokładnie wszystko o planowanym produkcie i mają pewność, że nie pojawi się niż nieprzewidzianego – wybór jest oczywisty.

Kiedy do Fixed Price przykleja się przysłowiowe „tak, ale…”

Można zadać sobie pytanie – co jednak w sytuacji, kiedy jako klient wbrew przedstawionym powyżej zasadom będzie oczekiwał podejścia Fixed Price dla projektu, który jest trudny na starcie do oszacowania. Jeśli dostawca oprogramowania zgodzi się na takie podejście to z pewnością nie będzie ryzykował działaniem na własną szkodę. Oznacza to, że wycena będzie uwzględniała wszelkie potencjalne ryzyka. Dla klienta skończy się to koniecznością poniesienia dodatkowego kosztu zabezpieczającego powodzenie realizacji projektu. Często nie warto upierać się przy swoim, bo może się to skończyć czymś na kształt umowy zakupu mieszkania z ubezpieczeniem od niskiej wpłaty własnej – koszt niby logiczny, jednak czy niezbędny?

W przypadku złożonego projektu narzucona stała cena może również mieć szkodliwy wpływ na zarządzanie nim po stronie agencji. Obok realizacji zlecenia musi ona dbać o jeszcze jeden aspekt – bezpieczeństwo finansowe zlecenia realizowanego w dynamicznym otoczeniu.

Time&Materials. Etapowe rozliczanie bieżących kosztów – jak na budowie własnego domu 😉

Jeśli rozpoczynamy projekt, którego wymiar bądź specyfika utrudniają przygotowanie precyzyjnej i kompletnej specyfikacji to sygnał, że warto rozważyć model, w którym na końcowy koszt złożą się kolejne etapy planowanej, akceptowanej i rozliczanej przez agencję pracy. Co więcej – w niektórych przypadkach nieprzewidziane zmiany, dodatkowe rozwiązania czy nowe funkcjonalności nie będą nieprzewidzianymi „zaskoczeniami”, a zakładanymi przez klienta elementami dynamicznie rozwijającego się pomysłu. Z takimi sytuacjami spotykamy się szczególnie, gdy przedmiotem projektu są aplikacje internetowe (webowe).

Co bardzo ważne i wymagające podkreślenia – takie podejście nie oznacza wcale przeciwieństwa modelu Fixed Price. Wiele wstępnych ustaleń jest realizowanych, a koszty są pod kontrolą obu stron. Gwarantuje on jednak większą elastyczność i zarządzanie projektem w odpowiedzi na jego rozwój. W trakcie tworzenia oprogramowania można dostosować wymagania, uwzględnić wkład użytkownika, modyfikować funkcje i zmienić kierunek, tak aby otrzymać dokładnie taki produkt, jakiego faktycznie oczekiwał klient.

Podsumowanie: musisz zapamiętać, że….

Tryb Time and Materials jest lepszy, jeśli nie masz dobrze zdefiniowanego zakresu projektu i chcesz zacząć bardzo szybko. Jeśli lubisz zmieniać zdanie lub chcesz spróbować różnych pomysłów i nie lubisz słyszeć „nie” od wykonawcy. Dobrze byłoby też, gdybyś miał zaufanie do ludzi i rozsądne podejście do zwiększania budżetu, gdy projekt idzie dalej. Wtedy tryb Time and Materials będzie optymalny dla Ciebie i dla Twojej organizacji.

Stała cena jest lepsza, jeśli zdefiniowałeś swoje wymagania i zostały one zapisane w specyfikacji, która wiąże obie strony – Ciebie i wykonawcę zlecenia. Jeśli masz jakieś ograniczenia budżetowe lub czasowe. Jeśli akceptujesz, że wykonawca może być asertywny i nie chce z otwartymi ramionami witać zmian zakresu w trakcie projektu. Wtedy fixed price jest dla Ciebie!

Stała cena to lepsze rozwiązanie, gdy:

• zlecenie obejmuje MVP docelowego produktu
• ma powstać prosta aplikacja z niewielką liczbą funkcji,
• priorytetem jest dotrzymanie wyznaczonego harmonogramu,
• produkt nie wymaga fazy rozwoju,
• organizacja nie deleguje dedykowanej osoby, która mogłaby aktywnie uczestniczyć w projekcie.

Załóż z góry rozliczanie w modelu T&M gdy:

• ma powstać złożona aplikacja,
• planowany jest długotrwały i wieloetapowy projekt,
• nie można opracować kompletnej listy sprecyzowanych wymagań,
• projekt ma być otwarty na zmiany, które mogą ulepszyć finalny produkt,
• produkt planowany jest z myślą o dynamicznym rynku, gdzie szczególnie ważne jest by był ciągle „na czasie”