Aplikacja do zarządzania projektami: jak przygotować się do jej wdrożenia

To wyzwanie, które może być nie tylko wysiłkiem dla organizacji, ale przede wszystkim wielką szansą na uruchomienie procesów innowacyjnych. A konieczność ich uruchomienia jest coraz bardziej oczywista dla wielu firm stawiających na rozwój. Statystyki rynkowe wskazują, że wraz ze wzrostem wymagań stawianych kierownikom projektów rośnie również zapotrzebowanie na solidne rozwiązania w zakresie oprogramowania do zarządzania projektami, które mogą usprawnić procesy, poprawić współpracę i zwiększyć wydajność.

Jak przejść przez ten proces? Postaramy się doradzić w oparciu o nasze dotychczasowe obserwacje organizacji, które już korzystają z naszych rozwiązań 😊

Spis treści

Krok 1: Stwórz modelowy przykład realizowanego projektu
Krok 2: Ustal kluczowe wyzwania i ograniczenia
Krok 3: Opisz zespół zarządzający projektem
Krok 4: Określ swoje „niezbędne” funkcje
Krok 5: Oszacuj swój budżet
Ostatni krok: Podejmij decyzję

Krok 1: Stwórz modelowy przykład realizowanego projektu

Zanim wybierzesz idealne model wdrożenia aplikacji do zarządzania projektami, bardzo ważne jest, aby zacząć od samego początku: zrozumienia potrzeb swojego projektu.
Aby mógł powstać modelowy przykład realizowanego przez Twoją organizację projektu konieczny jest dokładny przegląd bieżących projektów, przepływów pracy i procesów.
Zadaj sobie i swojemu zespołowi następujące pytania:
• Jakiego rodzaju projektami zazwyczaj zarządzamy i jakie etapy zazwyczaj one obejmują?
• Jakie są szczegółowe cele i zadania każdego projektu?
• Jakie są najważniejsze kamienie milowe i harmonogramy projektu?
• Kim są kluczowi interesariusze i członkowie zespołu zaangażowani w każdy projekt?
• W jaki sposób obecnie przydzielamy zasoby w naszych projektach?
• Jakie kanały komunikacji są dostępne na potrzeby współpracy zespołowej?
• Czy potrzebujemy systemu prognozowania , śledzenia i zarządzania zależnościami i współzależnościami w projekcie ?
• Czy wdrożono ustalone procesy dokumentowania projektu i sprawozdawczości ?
• Jakich metod używamy do pomiaru sukcesu lub porażki projektu?
• W jaki sposób możemy zapewnić, aby praktyki zarządzania projektami były zgodne ze strategicznymi celami i zadaniami naszej organizacji?

Krok 2: Ustal wyzwania i ograniczenia

W poszukiwaniu idealnego oprogramowania do zarządzania projektami niezwykle ważne jest rozpoznanie i uwzględnienie unikalnych wyzwań i ograniczeń samej organizacji. Najlepiej analizując dotychczasowy sposób realizacji procesów zarządzania projektami.
Określenie tych problemów pozwoli Ci ustalić, w jaki sposób tworzone dla Ciebie oprogramowanie do zarządzania projektami będzie przynosić organizacji „wartość dodaną”.

Następnie rozważ wszelkie systemowe ograniczenia lub te, z którymi bezpośrednio zmaga się Twoja organizacja. Przykłady? Czy istnieją jakieś szczególne przepisy lub standardy zgodności, które oprogramowanie musi spełniać, zarówno na szczeblu krajowym, jak i międzynarodowym? Czy oprogramowanie musi integrować się z innymi systemami lub bazami danych?
Określ również na tym etapie, które kwestie krytyczne należy rozwiązać natychmiast, a które można uznać za drugorzędne. Ta priorytetyzacja umożliwi proces selekcji, pomagając Ci skupić się na najważniejszych aspektach.
Skompiluj swoje ustalenia w zwięzły dokument lub listę. Będzie to służyć jako punkt odniesienia w całym procesie tworzenia oprogramowania. Podczas oceny potencjalnych kierunków rozwoju powstającej aplikacji możesz odwołać się do tej listy, aby upewnić się, że każda planowana opcja odpowiednio rozwiązuje Twoje wyzwania i ograniczenia.

Krok 3: Opisz zespół zarządzający projektem

Aby powstało najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, konieczne jest głębokie zrozumienie dynamiki, preferencji i stylów pracy zespołu, który je realizuje.
Zacznij od określenia różnych ról i obowiązków w obrębie zespołu zarządzającego projektem. Obejmuje to kierowników projektów, liderów zespołów, projektantów, deweloperów i innych współpracowników. Każda rola może mieć unikalne wymagania, jeśli chodzi o narzędzia do zarządzania projektami.
Różni członkowie zespołu mogą mieć różne style pracy i preferencje, jeśli chodzi o procesy zarządzania projektami. Niektórzy mogą preferować metodyki zwinne, podczas gdy inni mogą skłaniać się ku tradycyjnym podejściom do zarządzania projektami.
Na podstawie swoich ustaleń utwórz listę kontrolną przedstawiającą kluczowe cechy i możliwości, jakie powinno posiadać oprogramowanie menedżera projektu, aby skutecznie sprostać potrzebom Twojego zespołu. Ta lista kontrolna będzie cennym punktem odniesienia podczas oceny potencjalnych rozwiązań programowych.

Krok 4: Określ swoje „niezbędne” funkcje

W miarę postępów w poszukiwaniach idealnego oprogramowania do zarządzania projektami nadszedł czas, aby skupić się na niepodlegających negocjacjom, niezbędnych cechach dla Twojej organizacji. Te „niezbędne” cechy będą stanowić podstawę kryteriów wyboru modelu powstającego oprogramowania.
Zacznij od ponownego przejrzenia potrzeb i wyzwań projektu, które zidentyfikowałeś wcześniej. Te spostrzeżenia będą stanowić cenną podstawę do określenia, które funkcje są kluczowe.
Które funkcje bezpośrednio rozwiązują zidentyfikowane przez Ciebie problemy?
Jakie funkcjonalności są niezbędne do spełnienia Twoich wymagań w zakresie zarządzania projektami?
Skontaktuj się z zespołem zarządzającym projektem, aby uzyskać jego opinie na temat funkcji, które uważają za niezbędne. Ich codzienne doświadczenia i wiedza specjalistyczna pomogą Ci dopracować listę „niezbędnych” funkcji. Pytania, które możesz zadać, mogą obejmować:

Jakie narzędzia lub możliwości znacząco poprawiłyby produktywność Twojego zespołu ?
Czy są jakieś konkretne funkcje, które Twój zespół wykorzystywał już w poprzednim oprogramowaniu i które uznał za wartościowe?
Jakie funkcje usprawniłyby komunikację i współpracę pomiędzy członkami zespołu?

Gdy już zbierzesz opinie i spostrzeżenia, uporządkuj listę „niezbędnych” funkcji według ich ważności, rozróżniając funkcje podstawowe i uzupełniające.

Krok 5: Oszacuj swój budżet

Wybierając najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami, należy zidentyfikować odpowiednie funkcje i upewnić się, że planowane prace mieszczą się w zakładanych / akceptowalnych nakładach.

Zacznij od jasnego określenia parametrów budżetu. Należy wziąć pod uwagę zarówno początkową inwestycję wymaganą do nabycia oprogramowania, jak i koszty stałe, takie jak opłaty abonamentowe, konserwacja i wsparcie.

Podziel swój budżet na następujące składniki:

Początkowy zakup oprogramowania: Obejmuje jednorazowe koszty związane z pracami składającymi się na stworzenie aplikacji.

Koszty cykliczne: Stałe wydatki zazwyczaj składają się z opłat abonamentowych i mogą się różnić w zależności od takich czynników, jak liczba użytkowników, wymagania dotyczące przestrzeni dyskowej i dodatkowe funkcje.

Wdrożenie i szkolenie: Weź pod uwagę wszelkie wydatki związane z wdrożeniem oprogramowania, w tym koszty instalacji, konfiguracji i szkolenia zespołu.

Wsparcie i konserwacja: Należy uwzględnić wszelkie roczne opłaty za konserwację i umowy wsparcia oferowane przez dostawcę oprogramowania.

Koszty integracji: Jeśli oprogramowanie wymaga integracji z innymi narzędziami lub systemami, oszacuj związane z tym koszty integracji.

Następnie oszacuj potencjalny zwrot z inwestycji, jaki może zaoferować wdrożone oprogramowanie do zarządzania projektami. Oceń, w jaki sposób oprogramowanie może pomóc Ci zaoszczędzić czas, poprawić produktywność , zmniejszyć opóźnienia w projektach i usprawnić współpracę. Dobrze wdrożone rozwiązanie programistyczne może często przynieść znaczny zwrot z inwestycji (ROI) poprzez usprawnienie operacji i zwiększenie wskaźników powodzenia projektu.

Ostatni krok: Podejmij decyzję

Po przejściu przez wszystko, co do tej pory opisaliśmy czas na… działanie 😉

Mając wszystkie dostępne informacje, podejmij świadomą decyzję. Wybierz drogę, na końcu której organizacja zyska oprogramowanie do zarządzania projektami, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, wyzwaniom i ograniczeniom, jednocześnie mieszcząc się w ramach Twoich ograniczeń budżetowych.

I jeszcze jedna bardzo ważna uwaga: na każdym z powyższych etapów możesz liczyć na nasze wsparcie i doradztwo! Dlaczego jesteśmy przekonani, że w ten sposób możesz na końcu cieszyć się udanym wdrożeniem? Na to pytanie najlepiej odpowiedzą nasi Klienci: